各二级学院、部门（单位）：
日前，浙江师范大学档案馆下发了《关于做好新冠肺炎疫情防控档案及2019年学校档案材料归档工作的通知》。为了认真做好2019年行知学院档案材料及新冠肺炎疫情防控档案的归档工作，按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，并根据中共中央办公厅、国务院办公厅转发的《国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见》（厅字〔2020〕6号）的精神，现将有关事项通知如下：
一、总体要求
各二级学院、部门（单位）应充分认识归档工作的重要性，切实做好本单位档案材料的收集、整理和移交工作，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门改革和发展的全过程，真实地维护学院各发展阶段的历史面貌。
二、归档范围
（一）2019年学院归档材料
1.2019年度内，各二级学院（部门）在教学、科研、党政管理、外事、基建、资产与设备管理、出版、财会等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括电子材料）、声像材料（照片、录音、录像）、实物等，特别是各单位的重点工作、重大活动、重要会议、重大项目、重大成果等材料的收集和归档应进一步加强。
2.2017年度及之前年度形成的财会档案；
3.历年应归档但尚未归档的材料。
（二）新冠肺炎疫情防控档案
凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各门类和载体的记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等），都应当纳入收集归档范围，具体包括：
1.国家、教育部、浙江省、金华市、兰溪市等下发的有关新冠肺炎疫情防控工作要求的文件、通知等；
2.学院在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；
3.学院及各二级单位成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件材料等；
4.学院各级领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
5.学院及各二级单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、录音、录像、照片等；
6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记等；
7.各单位在新冠肺炎疫情防控过程中各类宣传、表彰材料及由宣传部门、社团联、志愿者制作的宣传片等音视频资料；
8.抗击新冠肺炎疫情过程中各类社会救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等相关资料；
9.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。
三、归档时间
（一）2019年学院归档材料，归档时间截止至2020年6月26日。其中，科研类：科研项目档案须在结题、鉴定、验收后两个月内归档；基建类：基建项目须在项目竣工验收后六个月内归档；重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），须在活动结束后两个月内归档。
（二）新冠肺炎疫情防控档案，自通知下发后即可移交归档，后续新增相关材料采取实时归档的方式随时进行补充。
四、具体要求
（一）各二级学院（部门）要制订并严格执行本单位立卷归档制度。各单位的工作人员在工作事项办理完毕后，应及时地将形成的有关文件材料和各种图表、声像等资料进行收集和保管，做好平时立卷工作。归档前，按照文件材料的自然形成规律，进行初步整理，分类组卷，最后移交学院档案馆。
（二）归档的材料必须完整齐全，保持其原始性（原件），用纸、用笔符合规范要求。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均应收齐一并归档。本单位形成的文件，必须加盖公章。材料书写要用碳素墨水或激光打印，禁止使用铅笔、圆珠笔和彩笔。
（三）在做好纸质文件材料收集、归档的同时，要加强本单位声像档案、实物档案等其他载体形式档案的收集、整理和归档工作。例如，办学过程中形成的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等，荣获国家级、省级奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等都应加强收集并及时归档。
（四）OA系统中产生的院内发文，按照“谁起草，谁归档”的原则由文件起草部门负责归档，文件起草部门对本单位形成的电子文件进行鉴定。OA系统中产生的院外来文，按照“谁主办，谁归档”的原则由主办单位负责进行归档，其归档方法参照院内发文执行。按照电子文件“双套制”归档的要求，归档的电子文件必须有相应的纸质文件，并且二者在内容上要保持完全一致。
五、归档程序
各归档单位部门统一向学院档案馆移交文件材料，移交时填写《浙江师范大学行知学院档案移交(接收)登记簿》，由移交单位和档案馆工作人员签字移交。
在归档过程中如有问题，请与学院档案馆吴老师联系，电话：88293627
地点：兰溪校区行政楼509办公室
行知学院档案馆
2020年5月28日